سیستم اتوماسیون اداری، تلفیقی از نرم‌افزارها و سخت‌افزارها است که راه حل‌های مدرن و پیشرفته‌ای را ارائه می‌دهند تا سازمان‌ها بتوانند بهره‌وری خود را افزایش دهند. این فناوری‌ها به کمک مدیران می‌آیند تا روند مدیریتی خود را به بهترین شکل انجام دهند و بر کارکنان، نظارت قیق‌تری داشته باشند. پیاده سازی اتوماسیون اداری مزایای زیادی دارد و راه حل‌های خوبی را ایجاد می‌کند. این بخش‌ها، امکان ادغام داده‌ها بین سیستم‌های مختلف را فراهم می‌کنند، پس در موقعیت‌هایی که مداخلات انسانی چندان کارآمد نیست یا وجود ندارد، عملاً کاربردهای زیادی دارند. اتوماسیون اداری از طریق ساده سازی و خودکارسازی فرایندها، حجم کاری سازمان را کاهش می‌دهد، بنابراین بهره‌وری افزایش پیدا می‌کند. در قسمت زیر به این سیستم کارآمد با جزئیات بیشتری نگاه می‌کنیم.

اگر کسب و کار شما به صورت سازمانی فعالیت می‌کند و مدتی است که با کاهش بهره‌وری روبرو بوده‌اید، وقت آن رسیده که نسبت به اجرا و راه‌اندازی اتوماسیون اداری در محل کار خود اقدام کنید. همین شرایط است که به شما نشان می‌دهد یک سیستم اتوماسیون چطور به کمکتان می‌آید و می‌تواند بسیاری از ویژگی‌های عملکردی مهمی را که به دنبال آن بوده اید، برای مدیریت بهتر کار و امور اداری و تجاری، برایتان فراهم کند.

ما در دنیایی زندگی می‌کنیم که خودکارسازی فرایندها و انجام بسیاری کارها از طریق سیستم‌های اتوماسیون، اجتناب ناپذیر هستند. این روش‌ها ترکیبی از هر دو راه حل سخت افزاری نرم‌افزاری هستند، بنابراین ادغام انتقال داده‌ها بین سیستم‌هایی که مشارکت نیروی انسانی وجود ندارد، بسیار آسان‌تر انجام می‌گیرد.

استفاده از سیستم‌های اتوماسیون اداری نقش مهمی در بهبود عملکرد سازمان‌ها دارد. این‌ها می‌توانند فرایندهایی شامل حسابداری، آموزش، مدیریت داده‌ها و اطلاعات، مدیریت بخش تسهیلات و وظایف مختلف پرسنل اداری را به خوبی تحت نظارت قرار دهند.

در کلام کلی باید گفت، سیستم‌های اتوماسیون اداری بر مبنای داده‌ها عمل می‌کنند، پس نیازی به استفاده از انواع کاغذ نیست، بنابراین یک راه حل “سازگار با محیط زیست” معرفی می‌شوند. این مجموعه راه حل‌های سخت‌افزاری – نرم‌افزاری، ابزارهای قدرتمندی هستند که فرایندهای دستی را حذف می‌کنند، کارهای ناکارآمد را شناسایی نموده و به مدیران کمک می‌کنند تصمیم‌گیری آگاهانه داشته باشند.

مهمترین مزایای سیستم اتوماسیون اداری  برای سازمان‌ها

بهتر است کمی هم از مزایای سیستم‌های اتوماسیون اداری برای سازمان‌ها صحبت کنیم. اگرچه این ابزارها فواید بی‌شماری دارند، اما همه آنها بر یک اصل استوار هستند؛ و آن هم کمک به صرفه جویی در وقت، کاهش هزینه‌ها و افزایش بهره‌وری در کارها است. به این ترتیب، مهم‌ترین مزایای یک اتوماسیون اداری برای سازمان‌های مختلف عبارتند از:

• افزایش دقت در انجام کارها
• اکهش هزینه‌ها
• کمک به ذخیره سازی و مدیریت داده‌ها
• کمک به تصمیمات آگاهانه و اطلاع دقیق‌تر از همه داده‌ها
• بهبود فرایند کسب و کارها در سازمان
• کاهش خطای انسانی
• افزایش کارایی در سیستم‌های کوچکتر و زیر مجموعه
• مدیریت بهتر امور مالی
• صرفه‌جویی در زمان انجام کارها
• جلوگیری از خسته کننده بودن رسیدگی به امور اداری و مشتریان
• دسترسی آسان‌تر مدیران و سهامداران به اطلاعات
• دسته‌بندی، ذخیره سازی و مدیریت آسان‌تر و کارآمد اسناد الکترونیکی
• کمک به تجزیه تحلیل بهتر داده‌ها و شاخص‌های کلیدی عملکردی
• انعطاف پذیری با سایر قسمت‌ها از جمله بخش‌های نرم‌افزاری
• کمک به بهبود فرایندهای تجاری

انواع اتوماسیون اداری برای سازمان‌ها

انتخاب بهترین سیستم اتوماسیون اداری برای سازمان‌ها اهمیت زیادی دارد. به این موضوع فکر کنید که در طول هفته در سازمان شما کارها و پروژه‌های زیادی انجام می‌گیرد؛ بخش‌های کوچک و بزرگ متعددی با یکدیگر همکاری می‌کنند تا همه امور به موقع انجام شود. تصور کنید حجم زیاد کارهای شما قرار باشد فقط از طریق نیروی انسانی انجام گیرد! در این شرایط چه وضعیتی ممکن است پیش آید؟ آیا همه پرسنل سازمان شما وقت کافی دارند که به تک تک وظایف خود از طریق روش دستی و کاغذی به خوبی عمل کنند بدون اینکه خطایی پیش آید؟ آیا مشتریانتان در طول سال، همیشه راضی خواهند بود؟ آیا هیچ نقص، چالش، بحران یا اشتباه به وجود نخواهد آمد؟ قطعاً همیشه اوضاع، یکسان نخواهد بود!….

سیستم‌های اتوماسیون اداری، روش‌هایی کارآمد هستند که به تمام سوالات فوق پاسخ می‌دهند. یک سیستم اتوماسیون اداری نقش مهمی در کمک به سازمان‌ها دارد تا مدیران بتوانند کارهای کم اهمیت و دستی با امکان خطاهای بیشتر را حذف کنند و انجام آنها را به اتوماسیون بسپارند. این راه حل باعث صرفه‌جویی در وقت کارکنان، کاهش خطاها و جلوگیری از فرسودگی شغلی می‌شود.

یک سیستم کارآمد اتوماسیون اداری به بهبود دسترسی به داده‌ها کمک می‌کند، سرعت انجام کارها را افزایش می‌دهد و امکان ادغام با ابزارهای فناوری پیشرفته و نرم‌افزارهای پیچیده را دارد.

بر این اساس، انواع اتوماسیون اداری برای سازمان‌ها با هدف مدیریت انتشارات الکترونیکی، طراحی و اجرای ابزارهای ارتباطی الکترونیکی، ابزارهای پردازش تصاویر و ذخیره‌سازی اسناد، نرم‌افزارهای مدیریتی و موارد مشابه مورد استفاده قرار می‌گیرند.

چطور سیستم اتوماسیون اداری خوب را انتخاب کنیم؟

اکنون در این قسمت به یکی از مهم‌ترین سوالات مدیران در سازمان‌ها پاسخ می‌دهیم؛ و آن هم این است که “چطور یک سیستم اتوماسیون اداری خوب را برای شرکت خود انتخاب کنیم؟”

برای نصب و راه‌اندازی بهترین سیستم اتوماسیون اداری در یک سازمان، درک عملکرد و مزایای آن اهمیت دارد. این سیستم‌ها کارایی کلی سازمان را افزایش می‌دهند و باعث می‌شوند که حاشیه سود بهتری نصیب مدیران شود.

قبل از آنکه یک سیستم اتوماسیون اداری را انتخاب کنید باید خیلی دقیق درباره تمام امور سازمانی خود و فعالیت‌ها و فرایندهایی که در طول روز انجام می‌شود فکر کنید. تعداد پرسنل اداری، کارهای دستی و رایانه‌ای، گردش کار روزانه و ماهانه، استراتژی‌های فروش و هر آن چیزی که در سازمان شما اتفاق می‌افتد اهمیت دارد. نمایه‌ای از فرایند کسب و کار مشخص می‌کند که سازمان دقیقاً چه کاری انجام می‌دهد و در هر بخش چه کسی مسئول هر کاری است. در این شرایط می‌توانید بهترین سیستم اتوماسیون اداری را انتخاب کنید.

یک سیستم اتوماسیون اداری خوب چه ویژگی‌هایی دارد؟

برنامه‌های نرم‌افزاری بی‌شماری وجود دارند که از طریق توماسیون سازی می‌توانند کارایی فرایندها را بهبود ببخشند. برای اجرای اتوماسیون اداری در سازمان خود، به چیزی بیشتر از یک یا چند برنامه نیاز دارید. شما باید برنامه‌ها یا سیستم‌هایی را انتخاب کنید که راه حل جامع باشند و توانایی طراحی و بهبود یک یا تعداد زیادی فرایند را ارائه دهند. به عبارت دیگر، بهترین سیستم اتوماسیون اداری باید به مدیران این امکان را بدهد که در عرض چند ثانیه، گردش کار دقیق و بی‌عیب و نقص را ایجاد کنند.

1-یک پارچه سازی با کارایی بالا

بهترین سیستم اتوماسیون اداری باید امکان یکپارچه سازی و ادغام با سیستم‌های دیگر را داشته باشد. این برنامه باید با سایر نرم‌افزارها و ابزارهای دیگر از جمله بازاریابی ایمیلی یا یک سیستم CRM قابل ادغام و یکپارچه سازی باشد.

2-کمک به مدیریت بهتر وظایف

یک سیستم اتوماسیون اداری خوب، مجموعه‌ای از ویژگی‌های کاربردی را برای اجرای همه فرایندها ارائه می‌دهد؛ از جمله تعریف، مشاهده و نظارت بر وظایف و مسئولیت‌ها و همچنین تعیین دستورات فوری برای افزایش کارایی.

3-دسترسی آسان و تامین امنیت

این ویژگی خوب در سیستم اتوماسیون اداری، امکان دسترسی آسان افراد تعریف شده از جمله مدیران و معاونان را آسان‌تر فراهم می‌کند. کلیه برنامه‌ها و ابزارها در این سیستم از ویژگی‌های امنیتی پیشرفته برای محافظت از داده‌ها و اطلاعات برخوردار هستند.

4-امکان گزارش گیری و تحلیل داده‌ها

یک سیستم عالی و کارآمد در اتوماسیون اداری، قابلیت گزارش گیری کامل و تجزیه- تحلیل داده‌ها را دارد. این قابلیت به مدیران کمک می‌کند هر زمان که لازم است به داده‌ها و شاخص‌های کلیدی عملکردی خود دسترسی داشته باشند. این سیستم‌های اداری پیشرفته، قابلیت‌های خوبی در گزارش دهی و تحلیل داده‌های آماری ارائه می‌دهند.

جمع‌بندی

پیاده سازی سیستم اتوماسیون اداری در سازمان‌ها یک عامل کلیدی برای افزایش بهره‌وری در محیط کاری مدرن است. به واسطه این سیستم‌ها، انجام وظایف اداری معمولی از جمله مدیریت اسناد، ارتباطات، پردازش داده‌ها و …، بسیار آسان تر امکان‌پذیر است. یک سیستم اتوماسیون اداری خوب به کارکنان اجازه می‌دهد انرژی خود را برای کارهای خلاقانه‌تر و استراتژیک صرف کنند، بنابراین به بهره‌وری کل سازمان بسیار کمک خواهد شد. این سیستم‌های اتوماسیون باعث می‌شود کارمندان با کارایی بالاتری، امور را انجام دهند، بنابراین خطای انسانی کاهش پیدا می‌کند.

برای خرید و راه‌اندازی سیستم اتوماسیون اداری با کارایی بالا برای سازمان خود از طریق مشاوران با تجربه اقدام کنید که می‌توانند جزئیات بیشتری در این زمینه را در اختیارتان قرار دهند. کار کردن با بخش‌های مختلف این سیستم‌ها آسان است، زیرا دارای داشبورد کاربر پسند هستند و امکان گزارش گیری لحظه‌ای را از همه داده‌ها فراهم می‌کنند. مدیران از طریق این سیستم‌ها است که می‌توانند به طور مستمر بر فرآیندهای خود نظارت داشته باشند و آنها را بهبود بدهند.