“ERP”، مخفف عبارت انگلیسی Enterprise Resource Planning و به معنای برنامه ریزی منابع سازمانی است. این سیستم ها به منزله ستون فقرات کسب و کارهای مدرن هستند و به سازمان ها کمک می کنند تا بتوانند منابع، داده ها و فرآیندهای خود را به طور کارآمد مدیریت نمایند. با این حال، با رشد کسب‌وکارها و پیچیده‌تر شدن عملیات آنها، نیاز به اتوماسیون در سیستم‌های ERP اهمیت قابل توجهی پیدا می‌کند. اتوماسیون اداری مبتنی بر سیستم های ERP، استفاده استراتژیک از فناوری برای ساده سازی و بهینه سازی فرآیندهای تجاری مختلف در این سیستم ها است.

سیستم های ERP و اتوماسیون اداری به کسب و کارها این امکان را می دهند تا از پتانسیل کاملی که دارند استفاده کنند و تمامی عملیات کاری خود را کارآمدتر، مقرون به صرفه و با راندمان بالا به انجام برسانند. همچنین این ویژگی را دارند تا مدیران بتوانند به موقع و به درستی به تقاضاهای موجود در کسب و کارشان پاسخ بدهند.

ERP و اتوماسیون اداری به سازمان ها کمک می کنند

ERP و اتوماسیون اداری از چند روش به کمک کسب و کارها می آید که در این قسمت به اختصار، آنها را معرفی می کنیم:

1- اتوماسیون اداری مبتنی بر سیستم های ERP می تواند وظایف تکراری را شناسایی کند. بنابراین از ورود داده های تکراری و پردازش اشتباه اسناد و گزارش دهی غلط، جلوگیری خواهد کرد.

2- ابزارها و نرم افزارهای اتوماسیون به راحتی با سیستم های ERP ادغام می شوند. این یکپارچه سازی می تواند به ابزارهای اتوماسیون اجازه دهد تا به داده ها دسترسی داشته باشند و اقدامات را بر اساس قوانین تعریف شده انجام دهند.

3- ERP، بهترین سیستم ها برای جمع آوری و پردازش داده ها است. ابزارهای اتوماسیون می توانند داده ها را از پایگاه ها و سیستم های خارجی جمع آوری کنند. سپس این داده ها، پردازش می شوند. بنابراین نیازی به ورود دستی اطلاعات نیست.

4- سیستم های اتوماسیون اداری را می توان طوری برنامه ریزی کرد که بر اساس داده ها و قوانین بتوان تصمیمات تجاری بهتری اتخاذ کرد. به عنوان مثال، یک سیستم اتوماسیون مبتنی بر ERP می تواند روند فروش را تجزیه و تحلیل کند و به طور خودکار، سطوح موجودی را تنظیم نماید؛ یا در صورت نیاز، دوباره سفارشات را ثبت کند.

5- سیستم های ERP و اتوماسیون اداری می توانند فرصت خوبی را برای اطلاع رسانی و گزارش دهی فرآهم کنند. مثلاً سیستم می تواند به طور خودکار، سوابق مالی را به روزرسانی نموده و اطلاعیه های لازم را به بخش مربوطه ارسال نماید.

6- اتوماسیون سیستم ERP یک فرآیند ثابت نیست. می توان آن را در طول زمان، با توجه به روند تکامل فرآیندهای کسب و کار، اصلاح کرد و یا بهبود بخشید. نظارت و تجزیه و تحلیل منظم فرآیندهای خودکار به شناسایی فرصت‌های بهینه‌سازی برای سازمان ها کمک زیادی می‌کند.

مزایای اتوماسیون ERP چیست؟

• کمک به بهبود بهره وری، از طریق کاهش وظایف تکراری
• افزایش دقت داده ها، کاهش خطاها، به روزرسانی منظم داده ها
• حفظ یکپارچگی سوابق مالی شرکت ها، سطوح موجودی یا سایر اطلاعات مهم تجاری
• صرفه جویی در هزینه ها از طریق کاهش نیاز به نیروی انسانی
• کمک به کسب اطلاعات لحظه ای از روند یک کسب و کار
• کمک به تصمیم گیری آگاهانه و هوشمندانه – استراتژیک
• قابلیت مقیاس پذیری، انعطاف پذیر؛ بخصوص در مورد کسب و کارهای در حال رشد
• امکان افزایش حجم داده ها و ادغام با سایر سیستم های مدیریتی

نوآوری ها در سیستم های ERP و اتوماسیون اداری

1- یکپارچه‌سازی فناوری‌های پیشرفته

سیستم‌های ERP مدرن، از فناوری‌های پیشرفته‌ای مانند محاسبات در فضای ابری، هوش مصنوعی و ML (= سیستم یادگیری ماشین) برای ارتقای اتوماسیون استفاده می‌کنند.

2- عملکرد ERP مبتنی بر سیستم ابری

ERP مبتنی بر فضای ابری، به دلیل مقرون‌به‌صرفه بودن، مقیاس‌پذیری و کاهش نیاز به ایمنی فناوری اطلاعات، بسیار محبوبیت پیدا خواهند کرد. انتظار می رود بیش از 60 درصد از کسب و کارهای محصول محور تا سال 2025، از پلتفرم های ERP مبتنی بر فضای ابری استفاده کنند.

3- بستر تقویت شده با هوش مصنوعی

اتوماسیون مدرن سیستم های ERP، از هوش مصنوعی برای تجزیه و تحلیل داده ها استفاده می کند و از این راه می تواند منجر به تصمیم‌گیری بهتر در سازمان ها شود.

تلفیق سیستم های ERP و اتوماسیون اداری با هوش مصنوعی می تواند وضعیت مدیریت سازمان ها را بهبود بدهد؛ همچنین دقت و انعطاف پذیری را در دنیای کسب و کارهای مدرن امروزی، ارتقا می دهد.

جمع بندی 

سیستم ERP که با اتوماسیون اداری خودکار، ادغام شده است، بهترین ابزارها برای ساده و بهینه سازی کل فرآیندها در سازمان است. این فناوری ها می توانند نیاز به نیروی انسانی را کاهش دهند که خود موجب کمتر شدن خطاهای نیروی کار می شود.

بهترین راه برای اجرای این نوع سیستم ها در سازمان ها و شرکت ها، آموزش درست کارکنان و نظارت مستمر بر کارها است. همچنین بسیار مهم است نوعی از فناوری و ابزارها را برای کسب و کارتان انتخاب کنید که با اهداف شرکت شما هماهنگ و سازگار باشد.

اتوماسیون ERP تضمین می کند داده ها از بخش های مختلف جمع آوری می شوند، پردازش شده و در یک پایگاه داده متمرکز ذخیره می گردند. این روند، باعث افزایش ثبات و دسترسی به داده ها می شود.

برنامه های کاربردی ERP راه حل های نرم افزاری هستند که برای مدیریت و ادغام فرآیندهای مختلف تجاری در یک سازمان طراحی شده اند. این فرآیندها می تواند شامل حسابداری، منابع انسانی، مدیریت موجودی، زنجیره تامین، مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) و غیره باشد.

ERP و اتوماسیون اداری می تواند زمان پاسخگویی، پردازش سفارش و پشتیبانی مشتریان را بهبود ببخشد. این ابزارها برای همه کسب و کارها مفید و کاربردی هستند و می توانند نیازهای مشاغل کوچک یا شرکت های بزرگ را پاسخگو باشند.